So klappt der Urlaub in der Selbstständigkeit: Tipps und Informationen

Regelmäßige Erholung und Entspannung im Urlaub sind wichtig, um leistungsfähig und gesund zu bleiben. Doch ist man selbstständig fällt es oft schwer, sich diese Auszeit auch wirklich zu nehmen. Denn der gesetzliche Anspruch auf Urlaub in der Selbstständigkeit oder Urlaubsgeld entfällt natürlich, wenn du ein eigener Chef bist. Oftmals wird sich dann höchstens eine kleine Auszeit gegönnt. Oder der Laptop ist immer mit dabei, um notfalls auch am Urlaubsort arbeiten zu können.

Denn Urlaub in der Selbstständigkeit ist eine Art unbezahlter Luxus. Aber mit der richtigen Planung kannst du auch als freiberuflich und selbstständig arbeitender Mensch deine wohlverdienten freien Tage genießen, ohne ein schlechtes Gewissen oder existenzielle Sorgen haben zu müssen.

Plane den Urlaub langfristig

Für eine gelungene und entspannte Urlaubsplanung ist es sinnvoll, bereits zu Beginn des Jahres den Urlaubszeitraum festzulegen. Kurzfristige Projekte, Terminänderungen und neue Aufträge gehören zum Alltag in der Selbstständigkeit dazu und machen es eigentlich fast nicht möglich, über eine langfristige Planung nachzudenken. Die Tage sind oft prall gefüllt, du musst flexibel reagieren und erreichbar sein, um Aufträge zu bekommen.

Wenn du weit im Voraus einen Zeitraum blockst und eventuell auch schon buchst wird es dir dabei helfen, deinen Urlaub auch tatsächlich anzutreten und so die dringend notwendige Erholung zu bekommen. Deadlines und Aufträge können frühzeitig um den Urlaubszeitraum herum festgelegt werden. In dringenden Fällen, z.B. Änderungen bei wichtigen Aufträgen kann man mit dem Kunden vereinbaren, dass man im Urlaub an bestimmten Tagen ein bis zwei Stunden zur Verfügung steht, und nach Ferienende wieder vollen Einsatz für den Kunden zeigt.

In jeder Branche gibt es einen idealen Zeitraum für eine Urlaub als Selbstständiger. Diese ruhigen Zeiten sind perfekt für Entspannung und Erholung. Anhand der Aufträge aus dem vergangenen Jahr kannst du dir einen guten Überblick verschaffen, wann die Anfragen und Aufträge weniger waren. Diese Wochen solltest du für deinen Urlaub fixieren.

Auch wenn es nicht immer machbar ist, sollten angefangene Projekte vor dem Urlaub abgeschlossen oder zumindest so weit bearbeitet sein, dass man sich leicht wieder in den Unterlagen zurechtfindet. So ersparst du dir, dass du doch noch einen Auftrag im Urlaub abschließen musst.

Die Kommunikation mit den Kunden managen

Bei einem Urlaub in der Selbstständigkeit ist nicht nur die langfristige Planung wichtig, auch die Kunden sollten von dir frühzeitig informiert werden. Eine gute Kommunikation ist wichtig für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Etwa 5 bis 6 Wochen vor deinem Urlaubsbeginn solltest du ihnen per E-Mail mitteilen, in welchem Zeitraum du dich im Urlaub befindest. Durch die lange Vorlaufzeit können deine Kunden besonders eilige Aufträge noch erteilen, eventuelle Änderungen oder Deadlines lassen sich entsprechend anpassen.

Weiter Möglichkeiten für die Bekanntgabe deiner Abwesenheitszeiten durch den Urlaub in der Selbstständigkeit ist die Urlaubsfunktion des E-Mail-Postfaches, das Einpflegen des Datums auf deiner Website und der E-Mail-Signatur und das Posten des Urlaubszeitraums in den entsprechenden Gruppen bei LinkedIn, Xing und Co. Dort kannst du angeben, ab wann du wieder erreichbar bist, so musst du im Urlaub keine E-Mails beantworten oder checken.

• Auf der Kontaktseite deiner Webseite die Urlaubszeiten erwähnen (z.B. unter den Geschäftszeiten)
• Urlaubszeiten in die E-Mail-Signatur einbauen
• Social Media Posts vorbereiten mit Urlaubs-Ankündigung: Zwei Wochen vorher, ein Tag vorher und (nicht vergessen) auch sobald du wieder verfügbar bist
• Einzelne Kunden kannst du separat per E-Mail nochmal informieren
• Abwesenheitsnotiz im E-Mail-Programm einstellen

Zeitpuffer für die Erholung

Bis zur letzten Minute am Computer, schnell noch einen Auftrag bearbeiten oder die Ablage erledigen- wer bis zum allerletzten Moment arbeitet, nimmt den Arbeitsstress mit in die Ferientage. Kein guter Start für Selbstständige im Urlaub. Und auch wer direkt am ersten Tag nach der freien Zeit sofort mit einem vollgeplanten Tag startet, wird nicht lange etwas von der Erholung haben.

Um das zu vermeiden, aktiviere deine Abwesenheitsnotiz bereits zwei Tage vor deinem Reiseantritt. Ebenfalls sollte sie noch mindestens einen Tag nach deiner Ankunft aktiviert sein. So gewinnst du ausreichend Zeit, um in Ruhe zu packen und vom Arbeitsalltag etwas runter zu kommen.

Nach dem Urlaub für Selbstständige kannst du so langsam wieder in deinen Alltag starten. Der erste Arbeitstag eignet sich dabei gut, um E-Mail zu beantworten, Anfragen durchzuschauen und in Ruhe die nächsten Projekte zu planen.

Start in die Urlaubsplanung

Neben einer gründlichen Planung sind die finanziellen Aspekte wichtig bei einem Urlaub für Selbstständige. Denn was nützt dir die schönste Urlaubsplanung, wenn du das Geld eigentlich nicht hast oder eine arbeitsfreie Zeit nur schlecht überbrücken kannst?

Du bist zwar kein Angestellter mit einem sicheren, planbaren Urlaubsgeld, aber mit der richtigen Kalkulation erreichst auch du ein festes Budget für deine Auszeit. Wenn du die Stundensätze und Auftragshonorare berechnest, sollten die Kosten für Zeiten wie Krankheit und Urlaub immer mit eingerechnet werden. Als Ausfallzeiten kannst du von etwa 6 Wochen im Jahr ausgehen, die überbrückt werden müssen.

Ein separates Urlaubs-Girokonto hilft dabei, ein passendes finanzielles Polster für den Urlaub in der Selbstständigkeit zurück zu legen. Auf dieses Konto wird jeden Monat ein fester Betrag per Dauerauftrag überwiesen. Schon bei einem Betrag zwischen 200 Euro und 400 Euro kommt eine schöne Gesamtsumme zusammen.

Eine kleine Checkliste für den Urlaub in der Selbstständigkeit

• Urlaubszeitraum bereits am Anfang des Jahres festlegen
• Zeitraum der geplanten Urlaube kommunizieren
• Urlaubs-Girokonto einrichten
• Richtige Kalkulation
• Abwesenheitsnotiz zwei Tage vor dem Urlaub einstellen

Mit all diesem Wissen macht es Spaß, seinen Urlaub als Selbstständiger zu planen. Und das kalkulierbare Urlaubsgeld eröffnet dir Möglichkeiten, mit denen du sofort mit deiner Urlaubsplanung beginnen kannst!